Caso publicado con autorización. Empresa anónima por acuerdo de confidencialidad.
Cómo una empresa de proyectos de infraestructura pasó de gestionar actos públicos en hojas de cálculo a operar un sistema automatizado de ciclo completo — de la captación en la plataforma de oportunidades gubernamentales hasta la ejecución del proyecto.
El contexto
Las licitaciones públicas no perdonan errores: plazos legales estrictos, documentación exigente y propuestas financieras que tienen que ser precisas antes de presentarse. Este equipo gestionaba todo eso en hojas de cálculo, y sabía si una propuesta era rentable después de haberla entregado.
El cliente gestionaba todo este proceso de forma manual: seguimiento de oportunidades en Excel, cálculos de costo por ítem sin sistema de márgenes automático, carpetas en local creadas a mano por proyecto, y sin visibilidad del estado de ejecución una vez ganada la licitación.
Sin sistema de captación
Las oportunidades de la plataforma gubernamental se revisaban por separado. Riesgo real de perder plazos o duplicación de oportunidades.
Costeo sin lógica
Sin diferenciación entre markup, contingencia e ITBMS. Sin semáforo de margen automático para saber si una propuesta era rentable antes de presentarla.
Ejecución sin sistema
Una vez adjudicado el proyecto, no había estructura para seguir gastos, tareas ni plazos de entrega. Todo en la memoria del equipo.
Sin alertas proactivas
El equipo tenía que recordar manualmente los plazos. Un recordatorio perdido en una licitación pública tiene consecuencias legales.
La solución
El diseño cubrió el ciclo completo: desde que aparece una oportunidad en la plataforma hasta que el proyecto adjudicado se entrega y entra en garantía.
Fase 1 — Semana 1
SIP: Sistema de Inicialización de Propuestas
Integración con la plataforma hub de oportunidades gubernamentales: captación automatizada de nuevas oportunidades (título, entidad, tipo de acto, fechas clave, monto). Creación automática de estructura de carpetas en Google Drive por proyecto. Alerta inmediata al equipo vía Telegram. Formulario externo con contraseña para captura desde celular en campo.
Fase 2 — Semanas 2–4
Motor de Costos y Rentabilidad
Sistema de costeo por ítem con prorrateo automático de costos globales (flete, arancel, seguro). Cálculo de markup sobre costo, contingencia e ITBMS (7%) por separado. Semáforo de margen en tiempo real: verde si el margen alcanza el objetivo, amarillo para revisar, rojo bajo umbral. Estados de propuesta con flujo completo hasta adjudicación o pérdida documentada.
Fase 3 — Semanas 5–8
Hub de Ejecución de Proyectos Adjudicados
Al ganar una licitación, el sistema crea automáticamente el proyecto, vincula los ítems cotizados y genera los gastos planificados desde el costeo original (inmutable). Sistema de recordatorios por niveles según plazo de entrega. Gestión de reclamos e impugnaciones. Sync automático de documentos legales a Drive. 10 notificaciones Telegram organizadas por temas.
Decisiones de diseño clave
🔒 CostBreakdown inmutable
Los costos de la propuesta ganadora se copian (no se referencian) a la ejecución. La foto del presupuesto original queda protegida indefinidamente para comparación de varianza.
🔔 Recordatorios por tiers
3 niveles según plazo: proyectos cortos reciben 1 alerta al 50%, largos reciben alertas en 5 umbrales. Un solo mensaje diario consolidado a las 7 AM para no saturar al equipo.
📂 Estructura Drive automática
Cada nueva oportunidad genera su carpeta en Drive: pliego, propuesta, adjudicación y ejecución. Los documentos legales se sincronizan automáticamente al folder correcto según el evento.
⚖️ Gestión legal integrada
Flujo de reclamos con timer de 7 días desde aceptación. Sistema de impugnaciones que bloquea la activación del proyecto hasta resolución. Registro auditado de cada cambio de estado.
El sistema fue diseñado con la regla de que ningún dato de planificación puede ser alterado retroactivamente. La integridad de los números originales es no negociable en un negocio de licitaciones.
"Antes teníamos que recordar los plazos. Ahora el sistema los recuerda por nosotros — y nos avisa con tiempo suficiente para actuar."
Sistema operativo entregado por Metacube Studio · Q1 2026
Stack tecnológico
El sistema lleva en producción desde Q1 2026 con el equipo completo del cliente. 20+ automatizaciones activas, 10 notificaciones Telegram en producción diaria, y cero intervención manual en el flujo principal.
Si gestionas actos públicos, proyectos con plazos legales o cualquier ciclo de propuesta-ejecución, podemos construir el sistema que necesitas.
Agenda una Sesión de Claridad30 minutos. Revisamos cómo opera tu negocio hoy y sales con una propuesta concreta: qué construir, en qué orden y cuánto cuesta.